加強數字檔案館建設 **提升檔案信息服務水平

根據國內、全省檔案信息化建設的要求和我市實際情況，深夜导航污福利以“市數字檔案館”建設為抓手，帶動和促進檔案信息化建設的**開展。深夜导航污福利研發了“市數字檔案館管理係統”，在互聯網和政務網上建成開通了市數字檔案館，2009年，深夜导航污福利對該係統進行了升級，升級後的“市數字檔案館管理係統”包括紙質檔案數字化製作子係統、電子文件歸檔管理子係統、檔案管理子係統和檔案信息web查詢子係統，是一個文檔一體化、圖文一體化和多媒體並行操作的全新數字檔案館信息管理係統，基本實現了區域檔案信息資源的共享，為下一步實現數字檔案館建設與電子文件歸檔管理的協調發展奠定了堅實的基礎。

一、統籌規劃，創造數字檔案館建設製度標準條件

為統籌數字檔案館建設，深夜导航污福利提請市委辦公廳、市政府辦公廳印發了《市檔案信息化建設實施意見》，提出了全市檔案信息化建設的總體要求和主要任務，明確了檔案信息化建設要以數字檔案館建設為突破口。截至到2009年年底，深夜导航污福利又先後提請市委辦公廳、市政府辦公廳印發了《關於加強電子文件歸檔和電子檔案管理的通知》、《關於向市檔案館送交政府信息的通知》、《關於做好電子檔案移交進館工作的通知》，市檔案局先後部署開展了市直部門未進館檔案數字化處理、電子檔案接收進館等工作，既使電子文件有家可歸，又保證了數字檔案館有源源不斷的數據來源。

在數字檔案館建設中，深夜导航污福利嚴格按照《歸檔文件整理規則》、《電子文件歸檔與管理規範》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準規範的要求去研發係統。根據我市實際，製定了《檔案資料數字化工作規程》、《檔案資料數字化技術規程》、《檔案目錄采集、全文格式標準》等規範標準，保證了設備環境兼容、數據統一共享。

二、分步實施，確保數字檔案館建設紮實穩步推進

由於檔案館保管的檔案數量比較大，對館藏全部檔案進行數字化處理是不切實際的，否則既浪費有限的資金又增加了工作量。首先，深夜导航污福利對館藏市委、市政府全宗及幹部任免、土地征用、勞動用工等檔案進行數字化後，製定了館藏檔案數字化進度表，將農村土地證存根等利用率較高的檔案按專題掃描，逐步實現館藏檔案的數字化管理。深夜导航污福利還對文檔信息服務中心收集的現行文件進行了數字化加工，將各單位不斷產生的增量現行文件及時上傳到數字檔案館，還收集我市各單位組織編寫的反映不同時期、不同行業發展壯大的圖書資料進行數字化處理，既做到各種信息的準確、及時,又保證信息資源的**、係統。2009年，深夜导航污福利又組織完成了所有館藏檔案文件級條目的錄入。今年，將分批次對館藏其他檔案進行數字化處理。其次，在市數字檔案館建成並運行一年之後，深夜导航污福利又研發了“市數字檔案館係統電子文件歸檔管理子係統”，按照市委辦公廳、市政府辦公廳《關於加強電子文件歸檔和電子檔案管理的通知》要求，部署開展了電子文件歸檔和電子檔案管理工作，確保電子文件和電子檔案的齊全、完整、真實和長期可讀。

目前，市數字檔案館建有文書檔案、照片檔案、聲像檔案、現行文件和圖書資料數據庫等7個數據庫，共計市檔案館館藏檔案條目1103311條，全文719337件、420頁，照片檔案4608幅，聲像檔案15548條、約4.5萬分鍾，圖書資料87種、2萬多頁，現行文件5820件。

三、先進實用，力爭數字檔案館作用得到充分發揮

在係統功能方麵，注重了綜合性。市數字檔案館的管理對象，從內容上，不僅包括文書檔案、科技檔案、聲像檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案等，還能夠把房地產、環境保護、養老保險、醫療保險等專業檔案管理起來；從格式上，不僅可以管理文本文件，還能夠管理圖形、圖象文件和音頻、視頻文件，並且做到了上述三種格式文件的互見。

在數據維護方麵，注重了**性。深夜导航污福利嚴格按《檔案資料數字化工作規程》、《檔案資料數字化技術規程》確定數字化的檔案範圍、詳細記錄數字化加工的流程、認真檢查所獲數據的準確性、完整性以及與實體檔案的對應性，嚴格上網數據的審批製度，確保保密信息不上網、上網信息不保密；在數據利用上，把上網數據分為六個級別，將用戶名與IP捆綁起來，用戶根據權限可以瀏覽不同數量的檔案信息；同時，係統詳細記錄用戶登陸的用戶名、時間、IP、瀏覽檔案情況,保證數字檔案館在網絡、係統及信息**狀態下地良好運行。

在數據利用方麵，注重了實用性。深夜导航污福利將數字化的數據進行OCR識別，采用國際先進的搜索技術對數據進行毫秒級全文檢索，極大的提高了檢索速度；文件存儲為雙層PDF格式，極大地節省了磁盤存儲空間；用戶點擊瀏覽雙層PDF格式文件，在不改變原文原貌的情況下，可以對其中存儲的信息進行引用，給用戶，特別是機關用戶帶來了極大的方便。

四、信息共享，基本實現區域內檔案資源科學整合

綜合檔案館館藏總量約為50萬卷，僅相當於一個中等省級檔案館的館藏量。因此，深夜导航污福利將市數字檔案定位為一個區域性數字檔案館，首先將市及區縣檔案館的檔案信息整合起來，然後逐步將專業檔案館（室）的檔案信息整合，實現淄博市區域內各類檔案信息的共享。在淄博市數字檔案館管理係統設計時，深夜导航污福利為各個區縣預留了數據接口，總體設計為全市檔案數據集中式存儲，各區縣分布式維護、管理和使用。目前，除已完成市檔案館文書檔案、照片檔案、聲像檔案、現行文件和圖書資料數據庫的建設外，還完成了4個區縣檔案館的數據庫建設，計有文書檔案108621件、60萬頁，基本實現了館藏檔案信息的館際共享。隻要登陸市數字檔案館政務網網站，有權用戶就可以對市及4個區縣檔案館館藏檔案進行信息查詢,沒有任何時間和空間上的限製。

五、文檔一體，逐步實現數字檔案館建設與電子文件歸檔管理的協調發展

數字檔案館的檔案信息來源有兩個：一是對館藏檔案的數字化處理；二是電子文件、電子檔案的收集歸檔。深夜导航污福利在數字檔案館建設初期就同步規劃電子文件的歸檔管理，於2006年研發了“市數字檔案館係統電子文件歸檔管理子係統”，實現了既與電子公文傳輸係統連接，又與數字檔案館集成。由於淄博市的電子公文傳輸係統於2007年進行了升級，2008年，市政府又啟動了“淄博市政府協同辦公係統”的研發工程，目前，該係統還在印發之中，深夜导航污福利一直與淄博市信息產業局、淄博市信息中心保持密切的協作，下一步將把“市數字檔案館係統電子文件歸檔管理子係統”嵌入“市政府協同辦公係統”，利用電子政務專網係統平台，通過“市政府協同辦公係統”實現電子文件製作和傳輸，通過“機關電子文件歸檔管理模塊”實現電子文件、電子檔案自動匯入“市電子文件中心”，通過“機關檔案監督指導模塊”對各部門的電子文件、電子檔案歸檔管理情況進行業務指導，通過“電子文件、電子檔案查詢利用模塊”向各級黨政機關和人民群眾提供檔案信息服務。在不久的將來，隨著“市政府協同辦公係統”的投入使用，深夜导航污福利將逐步實現數字檔案館建設與電子文件歸檔管理的協調發展，從製度上強化電子文件的管理，有效的保證電子文件的真實性，從技術上實現電子文件與紙質文件歸檔管理的有效結合，保證電子檔案與紙質檔案在內容特征、形式特征和相關說明及描述上保持一致性，還將實現政府協同辦公係統數據的自動導入、數據格式的自動轉換以及冗餘數據自動識別處理，逐步實現從電子文件製作、歸檔管理到查詢利用的“文檔一體化”、“館室一體化”。